Der Plan hängt an einer Person
Der Dienstplan liegt in einer Datei, die eine Person pflegt. Wer eine Vertretung sucht, schreibt ihr.
Für Notfallseelsorge, Krisenintervention und PSNV-Teams
Niemand geht allein raus.
Sodalis ist die Software, die Dienstplan, Wissen, Kontakte und Einsatzdokumentation eines Teams an einer Stelle zusammenhält. Um drei Uhr nachts steht damit fest, wer im Dienst ist und wer als Nächstes gefragt wird.
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. Du bekommst eine eigene Instanz mit realistischen Daten, die spätestens 60 Minuten nach dem Ende deiner Sitzung gelöscht wird.
- Läuft im Browser, nichts zu installieren
- Eigene Datenbank je Team
- Server in Deutschland, keine US-Dienste
- Zwei-Faktor für alle
Alle Aufnahmen stammen aus der Demo-Instanz, mit erfundenen Namen und Kontakten. Denselben Bildschirm bekommst du mit einem Klick auf „Demo starten“.
Der Alltag
Die Arbeit vor der Arbeit
Sodalis nimmt drei Aufgaben ab, die heute an einzelnen Personen hängen.
Die Anfrage geht in der Gruppe unter
Eine kurzfristige Vertretung wird in einem Chat mit fünfzig Leuten gesucht. Wer antworten will, weiß nicht, ob schon jemand zugesagt hat.
Am Jahresende fehlen die Zahlen
Träger, Aufsicht oder Zuschussgeber wollen eine Auswertung. Sie entsteht aus Zetteln und einer langen Suche in alten Nachrichten.
Dienstplan
Eintragen dauert eine Minute
Jede Person trägt ihre Verfügbarkeit selbst ein. Die Verwaltung sieht sofort, wo es eng wird, und muss niemanden mehr einzeln anrufen.
- Monatsraster mit MehrfachauswahlEinen ganzen Monat markieren und einmal speichern. Es gibt drei Rollen: Einsatzleitung, Einsatzkraft und Bereitschaft. Wie viele je Dienst gebraucht werden, stellt ihr selbst ein.
- Vertretung und Tausch mit FristVorbelegt sind vierzehn Tage: Bis dahin genügt Austragen, danach führt der Weg über eine Anfrage, gezielt an eine Person oder offen ans Team, immer mit Antwortfrist und sichtbarem Stand. Die Frist stellt ihr nach eurer Dienstordnung ein.
- Kurzfristig heißt dringendVoreingestellt gilt: Unter 24 Stunden wird eine Anfrage als dringend geführt und kommt auch dann an, wenn jemand eine Nachtruhe eingestellt hat.
- Urlaub wird eingetragenWer Urlaub oder Fortbildung hinterlegt, hinterlässt im Plan keine offene Lücke. Sichtbar ist dann der Unterschied zwischen „kann nicht“ und „hat noch nicht geantwortet“.
- Sonderdienste neben dem RegeldienstStadtfest, Großübung, Gedenkgottesdienst: Termine mit eigener Besetzung, eigenem Bedarf und eigener Anmeldung.
- Ausdruck fürs schwarze BrettDienstplan, Kontaktliste und Einsatzprotokolle drucken sich als saubere Seite: volle Breite, keine Schaltflächen auf dem Papier, kein Tag, der über den Seitenumbruch zerrissen wird. Was am Brett hängt und im Fahrzeug liegt, braucht kein Netz.
Im Einsatz
Alles für den Einsatz auf einem Bildschirm
Kontakte in der Nähe, die Wissensseiten zur Lage und der Dokumentationsbogen. Die Umkreissuche funktioniert auch dann, wenn kein Adressdienst erreichbar ist.
- Umkreissuche ohne fremden DienstPostleitzahl eingeben, nach Entfernung sortierte Kontakte bekommen. Eine Postleitzahl löst das System aus einer eigenen Tabelle auf, ohne einen Aufruf nach außen.
- Anrufen mit einem TippDie Telefonnummer steht groß da und wählt sich mit einem Tipp. Ein zweiter Tipp startet die Navigation. Die Entfernung ist eine Spanne, „ca. 3–5 km“, weil sie aus der Luftlinie gerechnet ist.
- Der Bogen entsteht während des EinsatzesEinsatz beginnen, Beteiligte festhalten, Lage im Blick behalten, Einsatz schließen. Der Dokumentationsbogen füllt sich dabei.
- Karte aus deutscher Amtsquellebasemap.de des Bundesamts für Kartographie und Geodäsie. Die Karte holt der Server und speichert sie zwischen; kein Gerät ruft einen fremden Kachelserver auf.
- Eine Mail, in der schon alles stehtWer angefragt wird, sieht Wochentag, Datum, Dienstzeit, gesuchte Rolle und Frist direkt in der Mail. Jede und jeder stellt selbst ein, was ankommt; Dringendes kommt immer durch.
- Große Schrift, große FlächenDie Schriftgröße lässt sich in drei Stufen für die ganze Anwendung umstellen, es gibt eine helle und eine dunkle Fassung, und alles ist mit dem Daumen bedienbar. Wie das geprüft wird, steht auf der Seite Barrierefreiheit.
Wissen und Kontakte
Die Wissensbasis ist von Anfang an gefüllt
Eine Wissensbasis mit drei Beispielseiten sieht aus wie ein Prototyp. Sodalis kommt deshalb mit 37 fachlichen Seiten als Ausgangspunkt, dazu 19 Anleitungen zur Bedienung und 6 Beispielseiten für eure Fahrzeuge.
- Fachseiten zum StartEinsatzanlässe, Zusammenarbeit mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst, Schweigepflicht und Dokumentation, Nachsorge und Selbstfürsorge. Jede fachliche Seite trägt sichtbar den Hinweis, dass eure Fachverantwortlichen sie prüfen und ersetzen müssen, bevor sie im Einsatz gilt.
- Zugeordnet zum EinsatzanlassJede Seite lässt sich an Einsatzanlässe hängen. Im Einsatzbildschirm stehen dann genau die Artikel, die zu dieser Lage gehören.
- Kontakte, die das ganze Team pflegtFeuerwachen, Rettungswachen, Kliniken, Bestatter, Polizei, Nachbarteams. Jeder Eintrag hat Kategorie, Standort, Nummern und Notizen, die jede und jeder ergänzen darf. Wer eine Nummer korrigiert, korrigiert sie für alle.
Dokumentation
Strukturierte Bögen. Kein Freitext.
Einsatzprotokolle in Sodalis haben kein Feld für eine Schilderung. Erfasst werden Datum, Indikation, alarmierende Stelle, Zahl der Betroffenen, Maßnahmen, Weitervermittlung, Dauer und eingesetztes Personal. Mehr nicht.
Nicht jede und jeder ehrenamtlich Notfallseelsorgende kann sich auf ein Zeugnisverweigerungsrecht berufen. Ein System, das zu ausführlicher schriftlicher Dokumentation einlädt, erhöht ihr persönliches rechtliches Risiko. Das Feld fehlt deshalb mit Absicht.
Den Inhalt eines Protokolls sehen nur die Beteiligten, die verfassende Person und die Leitung. Für alle anderen stehen dort Titel, Datum und Status. Für Anhänge gilt dasselbe.
Eine belastbare Jahresstatistik entsteht trotzdem. Sie rechnet mit den strukturierten Feldern und lässt sich drucken oder als Tabelle ausgeben.
Was Sodalis nicht ist
Sodalis ist kein primärer Alarmierungsweg. Die Leitstelle erreicht die Einsatzleitung weiterhin telefonisch, und dabei bleibt es. Dieser Ausschluss wird ausdrücklich Vertragsbestandteil.
An einer Nachalarmierung mit Rückmeldung arbeite ich, damit sich zusätzliche Kräfte anfordern lassen, wenn eine Lage größer wird als geplant. Heute läuft das über die Kontakte im Umkreis, mit einem Tipp auf die Nummer.
Datenschutz und Sicherheit
Wo eure Daten liegen
Eines vorweg, weil euer Datenschutzbeauftragter danach fragen wird: Ich betreibe den Server, auf dem eure Daten liegen. Wer das tut, kommt technisch an die Daten heran, bei mir wie bei jedem anderen Anbieter. Die Frage ist deshalb nicht, ob ich könnte, sondern was passiert, wenn ich es tue — und das steht im Vertrag und in eurem eigenen Prüfprotokoll.
Eigene Datenbank je Team
Eure Daten liegen in einer eigenen Datenbank, getrennt von der jedes anderen Teams. Ihr könnt euren gesamten Bestand jederzeit selbst als maschinenlesbaren Auszug herausziehen, ohne mich zu fragen und ohne auf mich zu warten.
Deutschland und EU, keine US-Dienste
Server und Sicherung stehen in Deutschland, der Mailversand in der EU. Kein Dienst, den ich beauftrage, unterliegt dem CLOUD Act. Wer aus einem Kontakt heraus eine Route öffnet, verlässt Sodalis und landet in der Karten-App seiner Wahl; das ist ein Verweis, den die Person antippt, vorher wird nichts übertragen.
Verloren geht das Telefon, nicht der Zugang
Die Zwei-Faktor-Anmeldung gilt für alle, ohne Ausnahme und ohne Schalter. Wer sein Telefon verliert, kommt mit einem Wiederherstellungscode selbst wieder hinein. Sind auch die weg, setzt eure eigene Verwaltung den zweiten Faktor zurück, ohne das Passwort anzufassen.
Euer Datenschutzbeauftragter hat weitere Fragen? Schreib mir, ich schicke die technischen und organisatorischen Maßnahmen als Dokument. admin@flamingbattenberg.de
Preis
Zwei Posten, ein Preis fürs ganze Team
Fünfzehn Personen kosten dasselbe wie fünfzig. Es gibt keine Zusatzmodule und keine Preisstufen nach Mitgliederzahl.
Einrichtung
nach Vereinbarung
einmalig, zum Start
- Aufsetzen eurer eigenen Instanz mit eigener Datenbank
- Übernahme von Mitglieder- und Kontaktdaten aus eurer Liste, in jeder Form
- Eure Farben und euer Logo
- Bedarf je Rolle und Dienst, Dienstzeiten und Fristen nach eurer Ordnung eingestellt
- Einweisung für die Verwaltung, plus eine geschulte Vertretung im Team
- Einladungen an alle Mitglieder
Jahreslizenz
nach Vereinbarung
pro Jahr, für das ganze Team
- Alle Funktionen, alle Personen, ohne Obergrenze
- Aktualisierungen, Sicherheitsaktualisierungen und Verbesserungen inbegriffen
- Tägliche verschlüsselte Sicherung mit wöchentlicher Wiederherstellungsprobe
- Auftragsverarbeitungsvertrag, auf Wunsch in der kirchenrechtlichen Fassung
- Support per E-Mail zu vertraglich festgelegten Zeiten
- Datenexport jederzeit selbst auslösbar
- Laufzeit ein Jahr, Verlängerung nur, wenn ihr verlängert
- Kündigung formlos bis vier Wochen vor Ablauf
Ein einmaliger Posten für die Einrichtung, ein jährlicher für den Betrieb, keine Staffelung nach Mitgliederzahl. Der Preis ist so gerechnet, dass Betrieb, Sicherung und Weiterentwicklung dauerhaft finanziert sind, auch dann, wenn nur wenige Teams mitmachen.
Kleines Team, knappe Kasse? Wenn der Preis der einzige Punkt ist, an dem es scheitert, sag es mir. Ich habe noch kein Team wegen des Preises abgelehnt. admin@flamingbattenberg.de
Häufige Fragen
Was Teams vor der Entscheidung wissen wollen
- Wo stehen die Server?
In Deutschland, bei einem deutschen Anbieter mit ISO-27001-Zertifizierung und sofort verfügbarem Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Mailversand liegt in Frankreich, ebenfalls in der EU.
Kein Dienst, den ich beauftrage, unterliegt dem CLOUD Act. Anbieter, Zertifikate und den Anhang mit den Unterauftragsverarbeitern nenne ich im Gespräch und im Vertrag, weil sie sich ändern können.
- Bekommen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, in zwei Fassungen: nach DSGVO und in einer kirchenrechtlichen Variante für Träger, die dem KDG oder dem DSG-EKD unterliegen.
Beide werden vor Vertragsschluss anwaltlich erstellt, und euer Datenschutzbeauftragter bekommt sie zur Prüfung. Ich erwarte nicht, dass ihr ungeprüft unterschreibt.
- Unser Träger ist kirchlich. Reicht das aus?
Ich lege durchgehend den strengsten Maßstab an, auch für Teams, die nur der DSGVO unterliegen. Praktisch am wichtigsten daraus: kein US-Auftragsverarbeiter im gesamten Datenpfad.
Dazu kommt, dass es in der Einsatzdokumentation kein Freitextfeld gibt. Wer seelsorglich arbeitet, soll nicht durch das System zu schriftlichen Schilderungen verleitet werden.
- Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Ihr löst den vollständigen Export selbst aus, wann ihr wollt, und bekommt ein offenes Format. Danach wird eure Datenbank gelöscht; aus den Sicherungen läuft sie nach den Fristen des Löschkonzepts aus.
Beides steht mit Fristen im Vertrag.
- Was müssen unsere Mitglieder tun, um mitzumachen?
Jede Person setzt ihr Passwort selbst und richtet den zweiten Faktor ein: eine Authenticator-App auf dem Telefon oder am Rechner, zwei Minuten pro Person. Passwörter aus der Verwaltung gibt es nicht, auch nicht am Anfang.
Installieren muss niemand etwas, Sodalis läuft im Browser. Und wenn jemand nicht mehr in sein Konto kommt, hilft ein Wiederherstellungscode oder eure eigene Verwaltung — dafür braucht ihr mich nicht.
Wer dahintersteht
Christoph Seiler, Flaming Battenberg
Sodalis wird von einer Person entwickelt und betrieben. Das bedeutet kurze Wege und keine Änderung, die erst durch ein Gremium muss. Ein Betrieb mit einer Person muss aber auch die Frage der Fortführung beantworten, bevor sie gestellt wird. Vier Punkte gelten deshalb, und sie werden Vertragsbestandteil:
- Eure Daten gehören euchEin vollständiger Export ist jederzeit selbst auslösbar, in einem offenen Format, ohne mich zu fragen und ohne auf mich zu warten.
- Eine geschulte Vertretung bei euchZur Einführung gehört, dass eine Person in eurem Team die Verwaltung beherrscht und einen dokumentierten Notfallzugang hat.
- Servicezeiten sind begrenzt, ausdrücklichEs gibt kein 24/7-Versprechen. Was zugesagt ist, steht mit Zeiten im Vertrag. Der häufigste Supportfall — jemand kommt nicht mehr in sein Konto — wird von eurer geschulten Vertretung in zwei Minuten gelöst, unabhängig von mir und unabhängig von der Uhrzeit.
- Vorlauf, falls der Betrieb endetWird der Betrieb eingestellt, gibt es eine vertraglich zugesicherte Vorlaufzeit und die vollständige Herausgabe aller Daten.
Sieh es dir an
Eine vollständige Instanz mit realistischem Dienstplan, den Wissensseiten und einem Postfach. Du kannst alles anfassen, es ist deine eigene Kopie.
Bitte gib in der Demo keine echten personenbezogenen Daten ein. Deine Instanz wird spätestens 60 Minuten, nachdem du sie verlassen hast, gelöscht, und in jedem Fall nach drei Stunden.